FALLSTUDIE
Optimierung des RFQ-Managements in der Verteidigungsindustrie mit AroTrace
KI-gestützte Automatisierung für RFQ-Management und PLM-Traceability
In der Verteidigungsindustrie sind RFQ-Prozesse (Request for Quotation) und die Verwaltung von Anfrageunterlagen entscheidend und hochsensibel. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf unstrukturierte E-Mail-Kommunikation und manuelle Dokumentation. Dies führt zu verpassten Fristen, erhöhten Compliance-Risiken und einer geringen Nutzung von PLM-Systemen. Ein führendes Verteidigungsunternehmen arbeitete mit Arorian zusammen, um das RFQ-Management direkt in sein PLM-Ökosystem zu integrieren. Durch den Einsatz von AroTrace mit KI-Automatisierung entstand ein vollständig nachvollziehbarer, effizienter und auditgerechter Prozess zur Bearbeitung von RFQs.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Fragmentierte RFQ-Prozesse außerhalb des PLM
Obwohl die Organisation bereits in PTC Windchill für PLM investiert hatte, liefen wichtige RFQ-Workflows weiterhin außerhalb des Systems. RFQs wurden per E-Mail ausgetauscht, wobei mehrere Rückfragen und Anhänge über verschiedene Postfächer verstreut waren. Ingenieure und Beschaffungsteams hatten Schwierigkeiten mit:
1. E-Mail-Überlastung
RFQs und Rückfragen trafen unstrukturiert über Outlook ein, wodurch Eigentümerschaft, Fristen und Kontext schwer nachvollziehbar waren.
2. Manuelle Dokumenten-Duplikation
Teams kopierten RFQ-bezogene Dateien manuell in PLM-Ordner, was Zeit kostete und Inkonsistenzen erzeugte.
3. Fehlende Nachvollziehbarkeit
Kommunikation zwischen Kunden, Ingenieuren und Beschaffungsteams war über verschiedene Tools fragmentiert, was Audits erschwerte und fehleranfällig machte.
4. Compliance-Risiken
Im Verteidigungsumfeld kann das Fehlen eines Dokuments oder die Nicht-Verknüpfung eines RFQs mit der entsprechenden Stückliste oder Projekt zu erheblichen regulatorischen Lücken führen.
Die Organisation benötigte eine integrierte Lösung, die RFQs direkt aus E-Mails erfasst, vollständige Nachvollziehbarkeit sicherstellt, Reaktionszeiten beschleunigt und gleichzeitig Compliance gewährleistet.
DIE LÖSUNG
RFQ-to-PLM-Automatisierung mit KI-gestützter E-Mail-Kategorisierung
Arorian implementierte das AroTrace RFQ-Management-Modul, das Windchill um Traceability, Prozessorchestrierung und KI-basierte Automatisierung erweiterte.
Der neue Workflow kombiniert Automatisierung und menschliche Kontrolle, um maximale Genauigkeit zu gewährleisten:
1
E-Mail-Erfassung mit KI-Kategorisierung
Über die Outlook-Integration werden E-Mails und Anhänge automatisch in AroTrace importiert. KI-Algorithmen klassifizieren die Nachrichten als RFQ, Klärung oder Folgekommunikation und sichern so die Prozessgenauigkeit.
2
Erstellung von RFQ-Objekten
AroTrace erstellt strukturierte RFQ-Datensätze und verknüpft sie direkt mit Windchill-Dokumenten, Projekten und Workflows.
3
Workflow-Orchestrierung
Das System wies Aufgaben automatisch den Teams für Engineering, Beschaffung und Dokumentation zu, um Fristen einzuhalten.
4
Kommunikationsprotokollierung
AroTrace erfasste jede E-Mail, Anfrage und Antwort in einem einzigen RFQ-Thread, sodass keine Information verloren ging.
5
Dashboards & Reporting
AroTrace bietet eine Echtzeitübersicht offener, fälliger und abgeschlossener RFQs sowie SLA-Tracking und revisionssichere Compliance-Berichte.
DAS ERGEBNIS
Nachvollziehbares, Compliance-konformes und skalierbares RFQ-Management
Durch den Einsatz von AroTrace erzielte das Verteidigungsunternehmen messbare Verbesserungen:
100 % RFQ-Nachvollziehbarkeit
Jeder RFQ wurde vom Eingang der E-Mail bis zum finalen PLM-Datensatz verknüpft, wodurch vollständige Audit-Trails ermöglicht wurden.
Schnellere Reaktionszeiten
Automatische Aufgabenverteilung und KI-Kategorisierung erlaubten es den Teams, sich auf Engineering und Lieferantenkoordination statt auf Postfachmanagement zu konzentrieren.
Audit-Readiness für Verteidigungs-Compliance
Für jeden RFQ war eine vollständige Kommunikationshistorie verfügbar, die strenge regulatorische Anforderungen unterstützt.
Gesteigerte PLM-Akzeptanz
Mit der vollständigen Integration von RFQs in Windchill-Workflows nutzten die Teams PLM als die verlässliche „Single Source of Truth“.
Grundlage für digitale Expansion
Die Plattform ermöglicht die Erweiterung der RFQ-Workflows auf Lieferantenkooperation, Compliance-Kommunikation sowie CRM- und ALM-Integrationen.
Starten Sie Ihr Proof of Concept mit AroTrace
Überprüfen Sie, wie AroTrace Ihr RFQ- und Dokumentenmanagement in Engineering- und Beschaffungsprozessen transformieren kann.
DAUER
2–4 Wochen (abhängig von Umfang und Komplexität)
VERPFLICHTUNG
Keine Fortführungspflicht, falls Erfolgsziele nicht erreicht werden
VEREINBARUNGEN
NDA und Statement of Work (SOW) vor Projektstart
SUPPORT
Voller Zugriff auf Arorians Engineering- und Produktteams während des POC
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ÜBER ARORIAN
Arorian ist ein weltweit führender Anbieter von digitalen Lösungen und Dienstleistungen, die die Transformation und das Wachstum von Unternehmen in verschiedenen Branchen vorantreiben. Mit dem Fokus auf Innovation und Exzellenz bietet Arorian seinen Kunden einen unvergleichlichen Mehrwert, indem das Unternehmen die Kraft der Technologie zur Lösung komplexer Herausforderungen nutzt.
